انواع سیستم های حضور غیاب و روش های آن کدام اند؟

در ادامه به بررسی روش های مختلف ثبت حضور و غیاب می پردازیم:

1- سیستم دستی

قبل از عصر فناوری و پیشرفت تکنولوژی، ثبت ساعت حضور و غیاب به صورت دستی، رایج ترین روش برای گزارشگیری از ساعات ورود و خروج بود. ساعت کاری کارمندان، بسته به نحوه تعریف، در یک فایل اکسل یا در یک دفتر ثبت می شد. از آنجا که تکنولوژی پیشرفت کرده است، این روش با یک شیوه ی خودکار جایگزین شده و روش دستی دیگر منسوخ شده است.

ما هر روز شاهد افزایش پیچیدگی ها و نیازمندی ها هستیم. بنابراین زمان ورود و خروج کارکنان دیگر نمی تواند به صورت دستی ثبت شود. نکته دیگری که باید به آن توجه کرد این است که، اگر فرایند حضور و غیاب به صورتِ دستی ثبت شود ممکن است، کارمندانی به طور مکرر بیرون رفته و بازگردند، در این صورت ثبت غیبت آن ها سخت خواهد بود.

2- گزارش ساعت کارکرد

در این روش کارکنان ساعات شروع و پایان کار خود را در برگه ای ثبت کرده و برای کارفرمای خود ارسال می کنند. در نتیجه، کارفرما جزئیاتی از وظایفی که کارمندان در کل دوره ی کاری خود انجام داده اند، دریافت می کنند. اطلاعاتی از این دست، برای برآورد زمان و مدیریت منابع سودمند خواهد بود.

معمولا این گزارش ها به صورت آنلاین ارائه می شوند و گاهی می توان از طریق وب به این گزارش ها دسترسی داشت. در نتیجه، دسترسی به ساعات کاری هر یک از کارکنان ممکن خواهد بود. از طرفی این امر موجب کاهش هزینه، جهت ثبت ساعات کاری کارمندان شده و نیز مدیر مجموعه با توجه به گزارش های مشابهی که ارائه شده، زمان دقیق انجام یک کار معین را تخمین می زند.

از طرفی، می توان مدت زمانی را که افراد برای فعالیت های مختلف صرف می کنند، بررسی و مقایسه کرد. بر این اساس می توان بر عملکرد یک کارمند به طور کامل نظارت کرد و با توجه به آن برای آینده کاری آن ها تصمیم گرفت.

3- سیستم های مکانیزه

این سیستم به طور خودکار، گزارشی از ساعات ورود و خروج کارکنان را ارائه می کند. به این صورت که کارمند باید هر بار که وارد دفتر می شود یا از آن خارج می شود، انگشت خود را ثبت کند. بنابراین، برای بررسی دقیق ساعت ورود و خروج، نیاز به نیروی کار جدا نخواهد بود.

با این حال،  موثرترین سیستم حضور و غیاب می تواند، دستگاه های خودکار باشد. این می تواند به معنای نیروی انسانی کمتر و قابلیت اطمینان بیشتری نسبت به سایر روش ها باشد زیرا به کار دستی کمتری نیاز دارد.

4- ثبت تردد از طریق کارت

در این روش، هر کارمند یک کارت شناسایی دریافت می کند که باید روی دستگاه بکشد تا بتواند حضور خود را ثبت کند (کارت مغناطیسی). به محض کشیدن کارت، داده های موجود در کارت توسط دستگاه اسکن شده و به رایانه منتقل می شود و سپس در آن جا آنالیز خواهد شد. به این ترتیب، تمام کاغذهای دستی از فرایند حضور و غیاب حذف می شوند.

لازم به ذکر است تکنولوژی کارت های مغناطیسی، منسوخ شده است و در حال حاضر در بیشتر شرکت ها از کارت های بدون تماس (RFID) استفاده می شود.

5- حضور بیومتریک

در این روش هدف این است که با استفاده از دستگاه های بیومتریک، فرد شناسایی و تایید شده و مجوز ورود به مکان مورد نظر را دریافت کند. در واقع الگوهایی بر روی یک کارت هوشمند و یا پایگاه داده دستگاه های بیومتریک ثبت و ذخیره می شود تا بتوان از آن برای تأیید هویت کاربر (کارمند) استفاده کرد.

در نتیجه، کاربران تنها با استفاده از ویژگی های بیومتریک خود (چهره، اثرانگشت، صدا، کف دست) و بدون استفاده از کارت های هوشمند، نام کاربری و یا سایر روش های احراز هویت، شناسایی می شوند.

مشخصات بیومتریک به دو دسته تقسیم می شوند:

دسته ی اول، بیومتریک فیزیولوژیکی که در آن اثر انگشت، دست، صورت، عنبیه و غیره ثبت و مقایسه می شود. اثر انگشت پرکاربردترین بیومتریک فیزیولوژیکی است. اما امروزه و با توجه به شرایط کنونی دنیا، بیشتر توجه ها به سمت چهره و عنبیه معطوف شده است.

و دسته ی دوم بیومتریک رفتاری است که در آن خصایص رفتاری فرد مثل صدا، امضا و … مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. اما به طور کلی در یک شرکت، با تشخیص اثرانگشت و یا عنبیه چشم توسط دستگاه بیومتریک، فرد تایید خواهد شد.

6- پاسخ صوتی تعاملی

یک سیستم پاسخ صوتی تعاملی (IVR)، به کارمندان این امکان را می دهد تا با استفاده از گوشی های هوشمند خود، برنامه های حضور و غیاب خود را مشاهده و بررسی کنند، پیام های اپراتور را دریافت کرده و نیز درخواست مرخصی کنند.

این برنامه به طور سفارشی طراحی و ساخته شده است تا نیازهای سازمان هایی خاص را برآورده کند.

7- نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین یک سیستم مبتنی بر ابر، برای ذخیره ی اطلاعات مربوط به زمان(ساعات کاری) است، که به کاربران امکان می دهد از طریق وب یا اپلیکشنِ تلفن همراه، وارد سیستم شوند. از طریق فناوری ابری، داده های مربوط به حضور و غیاب و ساعات ورود و خروج از سیستم، تقریباً در هر مکانی با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است.

آدرس IP ثابت کاربر نیز می تواند در زمان ورود/خروج او ثبت شود. ورود و خروج نیز به راحتی با کلیک بر روی یک دکمه، از طریق رایانه های شخصی افراد انجام می شود، این در واقع همان راحتی است که، بسیاری از کارکنان و افراد در عصر دیجیتال امروزی، انتظار دارند.

این سیستم ها برای سازمان ها و شرکت هایی که بخش بزرگی از نیروهای آن ها دورکار هستند و یا در واحد فروش های خارجی کار می کنند، مفید است.